Case: AI-sök & kunskapsbank
Case: AI-sök & kunskapsbank
Snabbare svar för både kunder och supportteam
Ett SaaS-bolag hade byggt upp stora mängder intern dokumentation, guider och processer – men allt låg utspritt i olika system. Supporten fick samma frågor om och om igen och nya medarbetare hade svårt att hitta rätt information snabbt.
Vi hjälpte dem att skapa en AI-baserad sökfunktion som hämtar och tolkar dokument från verktyg som Confluence, Google Drive och interna wikis. Lösningen byggdes med OpenAI som språkmodell och vektorbaserad sökindexering (t.ex. Pinecone), och presenterades i ett enkelt, snabbt och intuitivt webbgränssnitt.
AI-sök & kunskapsbank
Utgångsläge
- Dokumentation spridd i flera verktyg och mappar.
- Supporten fick många återkommande frågor.
- Svårt att veta vilka dokument som var uppdaterade eller aktuella.
Lösning & resultat
- Gemensamt AI-gränssnitt där medarbetare kan ställa frågor på vanligt språk.
- Indexering av centrala dokument och guider med vektorbaserad sök.
- Förbättrade rutiner för uppdatering av källor och metadata.
- Supportteamet sparade 20–30 % tid på återkommande frågor.
Hur vi bygger AI-sök & kunskapsbank – steg för steg
1. Kartläggning av källor och system
Vi går igenom vilka verktyg ni använder idag – Confluence, Teams, Google Drive, PDF:er, interna wikis och andra dokumentkällor.
2. Export och indexering av material
All relevant information läses in i ett vektorbaserat index (t.ex. Pinecone eller öppen källkod). Detta gör AI:n kapabel att förstå textens betydelse och sammanhang.
3. Bygga AI-sökgränssnittet
Användarna får ett enkelt och kraftfullt sökfält där man kan skriva frågor på vanligt språk och få direkta, sammanfattade svar.
4. Rättighets- och åtkomsthantering
Ingen ska se mer än de har behörighet till. Vi hanterar åtkomst, sekretess och användarroller från start.
5. Pilot & förbättring
Vi kör en första pilot där supportteam och interna användare testar tjänsten. Vi justerar svar, träffsäkerhet och relevans.
6. Drift & vidareutveckling
När systemet är i produktion följer vi upp hur det används, vad som söks på och vilka delar av dokumentationen som behöver förbättras.
Vanliga frågor om AI-sök & kunskapsbank
Kan AI-sök läsa dokument från flera system samtidigt?
Ja, lösningen kan kopplas till flera källor som Confluence, Google Drive, SharePoint, PDF-mappar och interna system med API. Allt kombineras till ett enda smart sökindex.
Är informationen säker?
Ja. Vi använder rollbaserad åtkomst, loggar och API-åtkomst som följer era internpolicyer. Ingen data blir publik eller tränar externa modeller.
Kan AI ge fel svar?
Vi minimerar risken genom att koppla svaren till verifierbara dokument (RAG-teknik). Det innebär att AI:n alltid baserar sina svar på känd och godkänd information.
Hur snabbt kan man komma igång med AI-sök?
De flesta företag kan lansera en pilot på 2–4 veckor – beroende på antal dokument och system.
Kan AI-sök minska belastningen på supportteamet?
Ja, i de flesta projekt ser vi att 20–30 % av repetitiva frågor försvinner helt när medarbetare och kunder får ett snabbare sätt att hitta svar.