En mindre tjänsteverksamhet upplevde att mycket tid försvann på manuella, återkommande uppgifter: uppföljning av leads, utskick av bekräftelser, sammanställning av enklare rapporter. De ville undersöka hur AI & automatisering kunde hjälpa dem – utan att bygga om alla system.
Case: AI & automation för småföretag
När små justeringar i vardagen frigjorde flera timmar per vecka
Utmaning
Några av utmaningarna:
- mycket manuellt klipp-och-klistra mellan system,
- ingen tydlig överblick över vad som kunde automatiseras,
- oro kring säkerhet och integritet vid användning av AI,
- brist på tid att undersöka olika verktyg.
Mål
Målen med caset var att:
- frigöra tid för säljarbete och kundkontakt,
- få en konkret plan för ai lösningar småföretag,
- skapa några tydliga “quick wins” som kunde testas snabbt,
- bygga intern trygghet kring hur AI används.
Lösning – små men effektiva automationer
Tillsammans identifierade vi några processer som lämpar sig väl för AI & automation:
- sammanställning av inkommande förfrågningar i ett gemensamt underlag,
- automatiska bekräftelser och uppföljningar,
- enkla rapportutkast baserat på data de redan hade.
Vi använde befintliga verktyg kombinerat med AI-stöd – snarare än att införa ett stort nytt system.
Resultat
Efter några veckors testande kunde företaget:
- spara flera timmar per vecka på manuellt arbete,
- ge snabbare återkoppling till leads och kunder,
- få bättre koll på inflöde och uppföljning.
Lärdomar
Caset visar att ai lösningar för småföretag inte behöver innebära stora, dyra projekt. Små, genomtänkta automationer kan ge stor effekt i vardagen – särskilt när de hänger ihop med befintliga arbetssätt.
FAQ
1. Passar AI-automation även små och medelstora företag?
Ja. AI-automation fungerar särskilt bra för småföretag som vill frigöra tid och minska administration. Enkla flöden som e-postsortering, dokumenthantering, bokningsstöd och kundservice kan automatiseras utan stora investeringar.
2. Vilka typer av arbetsuppgifter lämpar sig bäst för AI-automation?
Typiska områden är kundservice, onboarding, offertförfrågningar, hantering av formulär, dokumentanalys, sammanfattningar, schemaläggning och manuella administrativa steg.
Läs mer: Zapier AI – Automatisering.
3. Hur snabbt kan man bygga en första AI-lösning?
En första version kan ofta utvecklas på 1–2 veckor. I det här caset byggdes en automatisering snabbt och förfinades stegvis tillsammans med kunden för att matcha deras arbetsflöde.
4. Vad krävs från oss för att komma igång?
Vi behöver en förståelse för era processer, var tiden försvinner och vilka arbetsuppgifter som är mest repetitiva. Därefter tar vi fram ett förslag på vad som bör automatiseras först för att ge snabbast effekt.
5. Kan AI-automation integreras med våra befintliga system?
Ja. AI-flöden kan kopplas till verktyg som e-post, CRM, bokningssystem, Google Workspace, Microsoft 365 och interna databaser. Målet är att förbättra det ni redan använder – inte byta ut allt.
Läs mer: Google Workspace – AI-funktioner.
6. Hur mäter vi om AI-automation ger resultat?
Vi tittar på sparad tid, minskad administration, färre manuella fel och hur många steg som förkortas eller försvinner. Det går även att följa hur automatisering påverkar svarstider, kundnöjdhet och färdiga ärenden.